Slik bytter du regnskapsprogram fra Fiken til Luca Regnskap

Eksportere regnskapsdata fra Fiken og importere i Luca Regnskap

Det er lett å bytte fra Fiken til Luca. Vi får en god del henvendelser om dette - her er måten det gjøres på:

Eksport av foretakets regnskapsdata (fra Fiken)
Import av foretakets regnskapsdata (til Luca)

Den første delen er det vi beskriver i neste avsnitt.

Når du har eksportert det du trenger, fortsetter du prosessen slik beskrevet i denne hjelpeartikkelen om import av SAF-T-filer.

Eksportere regnskapsdata fra Fiken

Slik eksporterer du fra Fiken:

Klikk på Foretak i menyen inne i Fiken Regnskap.
Velg Eksport av regnskap.
Du får da opp flere valgmuligheter.

Du kan nå velge om du vil laste ned hele eller deler av regnskapet.

Siden du skal bytte regnskapsprogram anbefaler vi deg å laste ned all regnskapsdata du har i Fiken.

Last ned:

Komplett eksport av foretak i Fiken.

Da får du en zip-fil på maskinen din med hele regnskapet og alle mapper du har i Fiken. Selve regnskapsdataen er lagret i et format som kalles SAF-T, og det er denne filen du trenger når du skal importere regnskapet i Luca.

I den samme zip-filen får du også en Excel-fil med alle mapper du eventuelt har opprettet i Fiken med kontakter, kjøp, salg, produkter og så videre.

Deretter bør du laste ned disse to filene:

Eksport av dokumenter generert i Fiken.
Eksport av samtlige bilag opplastet.

Hvis du ikke har zip-verktøy på datamaskinen din kan du pakke ut filene dine på denne siden fra Microsoft.

Det var det! Nå er du klar til å importere SAF-T-filen i Luca Regnskap - her er fremgangsmåten.

Les gjerne avsnittene nedenfor. De tar for seg momenter du kanskje må tenke på før du starter med eksportering og importering mellom gammelt og nytt regnskapsprogram.

Viktig om oppbevaring av regnskapsdata

Hvis du følger oppskriften vår når du flytter fra Fiken til Luca Regnskap er du trygg på at du følger lovverket. Som en hovedregel plikter du å oppbevare regnskapet i 5 år.

Regnskapsdataen er det viktigste. Dette oppbevares sikkert på våre servere så snart du har importert SAF-T-filen til Luca.

Årsaken til at du bør laste ned de to andre filene er at her finner du eventuelle bilag og annet underlagsmateriale. Dette er dokumentasjon som vanligvis opprettes i PDF-format, og som du kan bli bedt om å fremvise ved et bokettersyn.

Derfor må du ta vare på innholdet i disse to zip-filene, samt oppbevare også dette i henhold til reglene.

Slik oppbevarer du filene:

Lagre alle relevante filer på datamaskinen din.
Legg alle filer i en sky.
Kopier alle filer over på minnepinne.
Skrevet ut og ha papirene lagret på et sikkert sted (den dårligste løsningen).

Ta backup, for eksempel ved å ha filene både på datamaskinen din og i en sky.

Noen hensyn du kanskje må ta

Nedenfor finner du tre korte avsnitt om tidsmessige forhold du bør ta med i vurderingen for når du skal bytte regnskapssystem.

Husk at det er ingen krise om du velger andre tidspunkt enn forslagene. Du kan alltids gjøre noe av arbeidet manuelt, og de fleste får ikke mye ekstraarbeid.

1. Best å bytte regnskapsprogram rett etter årsskiftet

Det beste er å bytte rett etter at året er avsluttet, og før du starter bokføringen for det nye året. Da er regnskapet ajour hvis du gjorde som Skatteetaten krever.

Alternativt bytter du etter en måned er avsluttet, men pass på å ha ajourført alt før du starter med eksporteringen.

2. Er foretaket ditt MVA-pliktig?

Hvis bedriften er MVA-registrert bør du ikke flytte fra Fiken til Luca midt i en MVA-periode. Vent til perioden du er inne i er sluttført og rapportert.

Gode datoer for å mva-pliktige til å sende mva-melding og deretter bytte regnskapssystem er derfor rett etter 1. januar, 1. mars, 1. mai, og så videre. Gjør ferdig flytteprosessen før du bokfører en Mva-pliktig vare eller tjeneste, eller sender en ny faktura med Mva.

3. Betaler foretaket ditt lønn?

Det viktige for foretak som betaler lønn er å ikke bytte regnskapssystem før du har gjort ferdig hele lønnskjøringen og sendt A-melding for måneden som gikk. Deretter tar du neste lønnsperiode i Luca Regnskap.

Hjelp til å bytte regnskapsprogram

Trenger du mer hjelp til flyttingen? Null problem! Ta kontakt i chatten så fikser vi dette på 1-2-3.