Enklere og raskere å få betalt med elektronisk faktura

Ben Fischer

Tar ca 4 minutter å lese

Sjansene for at du må purre eller gå til inkasso er lavere dersom du sender elektronisk faktura fra et regnskapsprogram. Med den rette løsningen har du samtidig full kontroll på hva som går inn og ut av bedriftskontoen, og bankavstemmingen blir dermed en lek.

Gjør det enkelt for kundene å betale for seg

Undersøkelser fra blant annet det dansk-norske IT-konsernet Nets (det tidligere norske Bankenes Betalingssentral AS er fusjonert inn i Nets) viser at det er langt flere som betaler innen forfall dersom fakturaen er elektronisk.

Mange fordeler med elektronisk faktura:

  • En elektronisk faktura er mer synlig for kunden enn en papirfaktura.
  • Tidsbesparende for både avsender og mottaker.
  • Med riktig løsning slipper både du og kunden å taste KID-numre eller kontonumre.
  • Du er helt sikker på at fakturaen kommer frem.
  • Langt lavere sjanse for feil i fakturaen.
  • Elektronisk faktura er miljøvennlig og du sparer på papir- og blekkutgiftene.
  • Enkelte elektroniske fakturaer kan betales umiddelbart, uten at mottakeren må skifte applikasjon, logge inn i nettbank, og så videre.

EHF enkelt forklart

I videoen forklarer vi enkelt hva Elektronisk Handelsformat er for noe, og hvordan du sender EHF-faktura.

Hvilken elektronisk faktura egner seg best?

Selv en e-post med en PDF-fil er bedre enn en papirfaktura, men det finnes mer gunstige løsninger. E-posten kan tross alt bli glemt, mottakeren kan slette den ved en feil, eller den kan havne i spam-boksen.

Det sikreste, raskeste og mest effektive er når fakturaen registreres automatisk på samme sted der fakturaen kan betales. Hva slags faktura du bør sende kommer da an på hvem kunden er.

Dette de beste løsningene:

  • Bedrifter – EHF-faktura
  • Det offentlige – EHF-faktura
  • Privatpersoner – Vipps-faktura
En såkalt eFaktura kan være klønete for deg som har privatkunder. Du må nemlig ha kundens personnummer, noe som ikke alle er villige til å gi fra seg. eFaktura egner seg derfor bedre for blant annet forsikringsselskap og banker, siden disse uansett må ha personnummeret til kundene sine. Med EHF- og Vipps-faktura slipper du hele problemstillingen.

Derfor er EHF-faktura best til bedrifter

Det finnes knapt bedrifter i Norge som ikke bruker et oppdatert regnskapsprogram. Dermed kan de aller fleste også motta EHF-faktura.

Fordelen med en EHF-faktura er at regningen da går rett til mottakerens regnskapssystem. Det igjen betyr at forfallsdato registreres automatisk, og mottakeren vil få påminnelser om å betale i tide.

Dersom mottakerens regnskapsprogram i tillegg er integrert med bankkontoen, blir betalingen og bokføringen enda enklere.

EHF står for Elektronisk HandelsFormat og er en standard for fakturering mellom to regnskapssystemer. Alle statlige organisasjoner og alle kommuner er pålagte å bruke EHF. Det er også mange bedrifter som krever at du bruker EHF når du fakturerer de.

Derfor må du sende EHF-faktura til det offentlige

Når du skal fakturere en offentlig instans har du egentlig ikke noe valg. Stat og kommune krever nemlig at du sender EHF-faktura. Selv om det riktignok gjøres unntak er det ingen tvil om at EHF er en bedre løsning.

Vipps er best til privatkunder

På samme vis som at det er superenkelt for en kunde å betale en EHF-faktura, er det minst like enkelt for privatkunder å betale med Vipps.

En Vipps-faktura vises umiddelbart i både mottakerens Vipps-applikasjon (som regel på mobiltelefonen) og i mottakerens nettbank. Sjansene for at den glemmes er minimal, mens sjansene for at den betales før forfall er høy.

For deg som er avsender av fakturaen er også Vipps genialt, så fremt du bruker riktig regnskapsprogram. På samme vis om med EHF-faktura har du da alt på ett sted. Så snart pengene mottas trenger du kun et museklikk for å få bokført og avstemt inntekten riktig.

Slik fungerer elektronisk fakturering i Luca Regnskap

Du kan naturligvis også skrive ut fakturaen og sende den med brev hvis du absolutt vil eller må. Det beste er å velge EHF-faktura til bedrifter/offentlige, eller Vipps-faktura til privatkunder.

Når du registrerer en ny bedriftskunde eller offentlig instans hjelper Luca Regnskap deg med å finne riktig organisasjonsnummer. Hvis kunden kan motta EHF-faktura (noe de fleste kan), vil EHF være automatisk tilgjengelig når du skal sende fakturaen. Alternativet for kunder som ikke mottar EHF-faktura er e-postfaktura.

Vipps er automatisk tilgjengelig når du skal sende faktura til privatpersoner, så fremt du har lagt inn kundens mobilnummer. Her også kan du også velge å sende en e-post med fakturaen i PDF-format, eller skrive ut.

Få Luca Regnskap integrert med bedriftskontoen

I Luca kan du enkelt integrere regnskapet med bedriftens bankkonto, og dermed betale egne regninger rett fra regnskapsprogrammet. Da blir betalingen bokført og avstemmingen foretatt samtidig, med alle tall på rett sted. Tidsbesparende, effektivt og sikkert!

Når du selv mottar betaling fra kundene vil betalingen registreres automatisk i regnskapet. Med et museklikk får du samtidig bokført og avstemt. Bankdataen oppdateres langt hyppigere enn i nettbanken, og du trenger heller ikke surre med innlogging der.

Les mer her: Bankintegrasjon i Luca Regnskap støtter omtrent samtlige banker i Norge.

Oppstart & Etablering

Tips og triks om det å starte opp

Markedsføring, salg og vekst

Du må selge for å tjene penger

Regnskap & Rapportering

Før regnskap og myndighetsrapportering effektivt

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) for å forbedre brukeropplevelsen. Les mer