Sende e-postfaktura, brevfaktura eller elektronisk faktura?
Som en hovedregel bør du sende faktura elektronisk, og helst Vipps-faktura eller EHF-faktura. Da er du trygg på at regningen kommer frem, og du får betalt raskere. Dette kommer også an på kunden du fakturerer. Det finnes jo de som insisterer på å motta e-postfaktura eller brevfaktura. Les kort forklaring på fordeler og ulemper med de forskjellige typene faktura du kan sende.
Alternativer i Luca Regnskap
I Luca kan du sende akkurat den fakturaen du foretrekker eller må, uten begrensinger i antall. Det er heller ingen ekstra kostnader per regning du sender, med unntak av Vipps-faktura. Vipps tar seg nemlig betalt et lite transaksjonsgebyr, og dette må avsender dekke selv (pris per Vipps-faktura sendt fra Luca er 3 kroner).
Dette kan du sende fra Luca:
- Vipps-faktura
- EHF-faktura
- E-postfaktura
- Brevfaktura
- Massefaktura
- Abonnementsfaktura
Elektronisk faktura er som regel best
Hvis kunden er en privatperson, er Vipps-faktura det beste alternativet. Regningen mottas på sekundet, med høy sannsynligheten for at den blir gjort opp raskt. Du som selger slipper å bekymre deg for om regningen kom frem til riktig adressat, og om den kom frem i tide.
Til bedrifter og offentlige virksomheter er EHF-faktura den beste løsningen. Med EHF får du de samme fordelene som med Vipps til privatpersoner, i tillegg til at EHF-faktura er mye enklere også for kunden. Regningen registreres da automatisk i kundens økonomisystem eller regnskapsprogram, og kunden får påminnelser om betalingsfristen.
Når bør du sende e-postfaktura?
Det regnes også som elektronisk faktura når du oppretter den i et system som tildeler fakturanummer maskinelt (regnskapsprogram som Luca gjør naturligvis dette), og deretter sender den i en e-post. Denne løsningen passer best til de kundene som ikke kan eller vil motta Vipps eller EHF.
Fakturaen sendes til den e-postadressen du registrerte på kunden i kunderegisteret ditt. Du kan selvsagt også endre e-postadresse når du eventuelt redigerer innholdet i fakturaen.
Ulempen med e-postfaktura er at mailen kan havne i mottakerens spam-filter, eller rett og slett drukne i et hav av andre e-poster. Regningen blir heller ikke automatisk bokført i et regnskapssystem, slik EHF blir det.
Du vil likevel ha full oversikt over ubetalte fakturaer du sender fra Luca, med påminnelser dersom kunden ikke har gjort opp innen betalingsfristen.
Bruk brevfaktura når du må
Det kan være tilfeller en privatkunde krever at du sender brevfaktura, eller at vedkommende rett og slett ikke har Vipps eller e-post. I så tilfelle kan du printe ut fakturaen direkte fra Luca, og så sende den som et brev.
Ulempen med brevfaktura er flere. Det kan ta flere dager før posten har levert regningen, i noen tilfeller kommer ikke posten frem, og all erfaring viser at det tar lenger tid før du får oppgjør når fakturaen ikke sendes elektronisk.
Abonnementsfaktura og massefaktura
Luca lar deg sende massefaktura i det formatet du selv vil. Send Vipps-faktura, EHF-faktura, e-postfaktura eller brevfaktura til samtlige, eller velg fakturatype for hver enkelt. Løsningen er super når du skal fakturere samme beløp og med samme betalingsbetingelser til mange kunder.
Abonnementsfaktura passer glimrende til alle kunder som skal betale samme beløp til faste intervaller. Disse kan også sendes som Vipps-, EHF-, e-post- eller brev, og det er enkelt å redigere intervallene som kundene skal motta regningene på.
Les mer om masse- og abonnementsfaktura - det er mange tilfeller der løsningene er hensiktsmessig!
Fra tilbud til faktura
Det er like enkelt å sende tilbud i Luca, som å sende faktura. Og, når du først har sendt et tilbud og kunden takket ja, kan du gjøre om tilbudet til faktura med et museklikk. Samtidig bestemmer du formatet, for eksempel Vipps-faktura fordi kunden er privatperson.