Regler og frist for innkalling til styremøte - med mal
Her får du en enkel gjennomgang av hva som er frist for innkalling til styremøte og andre regler forbundet med dette. Reglene gjelder for alle som driver aksjeselskap, men kan gjerne brukes også av andre typer organisasjoner, som lag, foreninger, osv.
Frist innkalling til styremøte
Aksjeloven § 6-21 sier at en sak som skal behandles i styret, skal forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Lovens § 6-22 sier i tillegg at styrebehandling skal varsles på en hensiktsmessig måte og med nødvendig frist.
Fristen må altså være tilstrekkelig til at styremedlemmene kan forberede seg til møtet og sakene som skal behandles.
I et aksjeselskap er det vanlig å spesifisere i vedtektene eller i en egen styreinstruks hva som er frist for innkalling til styremøte. Ofte settes fristen til minimum 1 uke.
Hvis ansatte er representert i styret
I aksjeselskap der de ansatte er representert i styret, skal det i henhold til aksjeloven § 6-23 fastsettes en styreinstruks. Instruksen skal spesifisere nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling.
Det betyr at regler og frist for innkalling til styremøte må med i instruksen, samt regler om møtebehandling.
Krav til innhold i innkallingen til styremøte
Det essensielle er at styret er sikret et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Det betyr at sakslisten og relevante opplysninger om sakene bør også sendes i god tid.
For å tilfredsstille kravet til behandlingsgrunnlag bør innkallingen inneholde dette:
- Dato og tidspunkt for styremøtet
- Sted hvor møtet skal gjennomføres
- Møteform, for eksempel fysisk møte, telefonkonferanse, videokonferanse
- Planlagte deltakere
- Saksliste
- Tilstrekkelig saksdokumentasjon
Bruk gjerne vår mal for innkalling til styremøte. Den følger alle fastsatte regler, og kan lastes ned i det formatet du foretrekker.
Hvordan sende innkallingen?
De fleste aksjeselskap sender innkallingen per e-post, i brev (vanlig postgang) eller direkte til styremedlemmenes e-postkalender.
Hvis styret sender ut mengder med saksinformasjon, er det en god idé å bruke en digital styreplattform, eller annen skybasert fildelingstjeneste, for eksempel Google Drive.
Antall styremøter
Aksjeloven stiller ingen krav til hvor mange styremøter som må avholdes i løpet av året, men det anbefales at styret møtes minst en gang per kvartal. Dette fordi styret plikter å ha tilsyn med selskapet.
I aksjeselskap med bare én eier er det vanlig at eieren selv er både daglig leder og styreleder. I slike selskap er det neppe behov for at eieren avholder styremøter med seg selv. Tilsyn med selskapet er der uansett.
I aksjeselskap med flere eiere er det vanlig å avtale tidspunkt for styremøter for et år av gangen. I tillegg kan styreleder, daglig leder eller andre styremedlemmer innkalle til ekstraordinære møter.
Husk protokoll fra styremøte!
Etter aksjeloven § 6-29 skal all styrebehandling dokumenteres med en protokoll. Dette gjør selskapet enkelt ved å bruke vår mal for styreprotokoll som er utarbeidet i henhold til kravene.