Det korte svaret er ja - en privatperson og små bedrifter kan lage sin egen faktura, men det er strenge krav til hva fakturaen må inneholde. Du kan for eksempel ikke bare lage en faktura i Word eller Excel og sende den i et papirbrev, eller som et vedlegg til en e-post. Her er en enkel innføring i hvordan du fakturerer lovlig.
Først, er du næringsdrivende eller privatperson?
Som privatperson kan du sende faktura for inntil 50 000 kroner per år, og da uten merverdiavgift. Omsetter du for mer, eller det du driver har et klart preg av næringsvirksomhet, må du registrere deg som bedrift.
Inntekten skal beskattes, og du plikter å oppbevare salgsdokumentet (fakturaen) i henhold til lover og regler.
Så til selve fakturaen!
Det er lov å lage egen faktura
Bokføringsloven og bokføringsforskriften stiller strenge krav til innholdet i en faktura. Derimot er det ikke noe spesifikt krav til hva slags program du brukte til å opprette den. Derfor er det teknisk sett ikke noe i veien for at en privatperson eller et lite enkeltpersonforetak oppretter fakturaen i for eksempel Word eller Excel.
Om det er hensiktsmessig er en helt annen sak, noe vi forklarer lenger ned.
Dette må fakturaen inneholde:
- Dato da du solgte varen eller tjenesten
- Navn på den som er selger
- Organisasjonsnummer dersom det er en bedrift som er selger
- Bokstavene MVA etter org.nr. dersom det er en mva-registrert bedrift som er selger
- Hvis selger er et aksjeselskap skal ordet «Foretaksregisteret» stå på fakturaen, for eksempel slik: Bedriftsnavn AS, org.nr. 987 654 321 MVA Foretaksregisteret
- Navn og adresse på den som kjøpte varen/tjenesten
- Klar beskrivelse av hva som ble solgt
- Tidspunkt og sted varen/tjenesten ble levert
- Pris spesifisert i norske kroner
- Dersom selger er mva-pliktig, skal summen for mva også spesifiseres
- Totalpris
- Betalingsfrist
Hvis alt dette er med, kan en privatperson eller et lite ENK opprette fakturaen selv, og om så i Word. Men, du kan ikke sende fakturaen som hvilket som helst dokument!
Fakturaen må være maskinelt nummerert
Fakturaen skal ha et fakturanummer, og nummeret må være tildelt maskinelt. Det vil si at enten må fakturaen være laget i et regnskapsprogram eller fakturaprogram, eller du printer ut en brevfaktura på en nummerert betalingsgiro. Nummererte giroer som passer til printere kan kjøpes i blant annet papirhandler. Deretter kan fakturaen sendes med brev.
Hvis du gjør dette, plikter du å følge nummerrekkefølge på de giroene du kjøpte. Og, du må oppbevare bilaget (fakturaen) i minimum 5 år, slik at det er tilgjengelig ved en eventuell kontroll.
Hvordan bør privatpersoner og små ENK sende faktura?
At privatpersoner lager sin egen faktura og bruker en nummerert giro kan være greit, men hvis du driver næringsvirksomhet er dette klønete. Skaff deg et rimelig regnskapsprogram, eller bruk en nettbasert faktureringsløsning.
Så snart du driver næringsvirksomhet, er det lettere, tryggere og enklere både lovmessig og tidsmessig å bruke et regnskapssystem som lar deg fakturere ubegrenset. Da får du bokført riktig, du får oppbevart bilaget lovmessig og trygt, i tillegg til en rekke andre fordeler.
For et aksjeselskap er det ikke noe valg. Alle AS plikter å levere regnskap fra et SAF-T-basert system, og da blir det meningsløst å knote med selvlagde fakturaer.
Husk kravene for å sende elektronisk faktura!
Å lage en faktura selv i for eksempel Word, og så sende den som et PDF-dokument i en mail, regnes ikke som en elektronisk faktura.
For alle andre løsninger enn nummerert giro per brev, er fakturering fra regnskapsprogram eller fakturaprogram eneste alternativ. Fakturaen får da automatisk tildelt fakturanummer maskinelt, og med riktig nummerrekkefølge.
Lage faktura i Luca Regnskap
I regnskapsprogram som Luca har du flere alternativer når du skal sende faktura. Hva du velger kommer an på hvem du solgte varen eller tjenesten til.
- Vipps-faktura – Sendes når kunden er privatperson, og gir som regel raskere oppgjør
- EHF-faktura – Sendes til alle offentlige virksomheter (stat, kommune, fylkeskommune), samt de fleste seriøse bedrifter
- E-postfaktura – I de tilfellene kunden ikke kan eller vil motta Vipps- eller EHF-faktura, sender du e-postfaktura som Luca oppretter automatisk
- Fakturaer som opprettes i Luca kan naturligvis også sendes som brev hvis du vil, og her slipper du sysle med nummererte giroer som du kjøpte i papirhandelen
Du kan også sende massefaktura eller abonnementsfaktura i Luca, enten som Vipps, EHF- eller e-postfaktura. Alle fakturaer du oppretter i systemet bokføres uten at du trenger tenke på det, og du får da full oversikt over bedriftens inntekter og utestående.