Tips til deg som bruker regnskapsfører - intervju med eksperten på småbedrifter
Vi har intervjuet Vetle Valsgård fra Sjekk Regnskapet - en mann med lang erfaring på småbedriftenes utfordringer, og som vet hvordan du kan spare penger på regnskapet ditt.
Lang erfaring med småbedrifter
Valsgård er autorisert regnskapsfører, utdannet revisor og sertifisert bedriftsrådgiver. Hovedvekten av kundene til Valsgårds byrå er småbedrifter, der majoriteten tar deler av regnskapsføringen selv. Valsgård vet meget godt hvor skoen trykker når det kommer til det å få effektivisert regnskapsjobben.
Dette var utgangspunktet for intervjuet - hva kan småbedriftene gjøre for å redusere tidsbruken til regnskapsføreren? Tid er nemlig bedriftens penger!
Dette bruker regnskapsføreren tid på
Vi spurte Valsgård om hva han mest skulle ønske at kundene var klar over.
Hva står øverst på ønskelisten? Jo, det hadde vært veldig fint om flere kunder forstod hvordan dagen til en regnskapsfører ser ut. Dessverre spises store deler av tiden på å filtrere bort henvendelser og spørsmål som ikke er relevante. Og, denne tiden må kundene våre betale for - sier Valsgård.
Som eksempel beskriver Valsgård hvordan en typisk dag starter for regnskapsførere.
Vi åpner innboksen, og ut ryr det e-poster. Noen er viktige, men de fleste har omtrent ingenting å si for kundens regnskap. Da går planen for dagen ut vinduet, og vi bruker timene frem til lunsj på å slukke de største brannene.
Men, ikke før vi faktisk har funnet brannene, inne blant mange e-poster som kundene ikke hadde trengt å sende - fortsetter han.
Gi meg bilaget!
Hva er så relevant? Valsgård presiserer at det er bilaget som er juicen - alt annet er som regel bare støy. Regnskapsførere jobber fortrinnsvis med dokumentasjon, og ikke med dialogen rundt.
Kommunikasjon frem og tilbake med bedriftens kunder som på et eller annet vis har noe med bilaget å gjøre, for eksempel krangling om pris, pruting eller leveringsbetingelser, er ikke mat for regnskapsføreren.
Bilaget, det vil si fakturaen som bedriften sender til kunden, eller regningen de selv mottok, er maten. Det er den jeg vil ha - forklarer han.
Hva med å bokføre bilagene selv?
I dette ligger det også en annen tidstyv som regnskapsførere ofte støter på. Kundene sender e-posten som inneholder en lenke til en faktura eller et annet bilag, eller dette som et vedlegg, men som regnskapsføreren ikke får åpnet.
Ikke send e-posten! Last ned og send selve bilaget, så slipper vi kaste bort tid på å purre.
Eller enda bedre; bokfør bilaget selv, så sparer både regnskapsføreren og du selv tid. For deg betyr dette også sparte penger - påpeker Valsgård.
Å bokføre bilagene er det enkleste du kan gjøre selv. Med et brukervennlig regnskapsprogram går denne biten for det meste fint (selv om det forekommer blundere, noe vi får høre lenger ut i intervjuet).
Programmet hjelper deg med å føre inntekter og utgifter på riktig konto, og bilaget lagres automatisk. Da har regnskapsføreren alt som trengs, og det er normalt ikke behov for å kommunisere mer om saken.
Hvor mange fly eier du egentlig?
De fleste som driver egen bedrift har null problemer med å sette seg inn i det grunnleggende ved regnskapsføring. Å sende faktura som programmet bokfører automatisk, eller registrere en betalt regning - slikt går som regel helt fint, og tiden det tar å komme inn i bokføringen er minimal.
Men, så hender det at folk ikke helt forstår forskjellen på kostnader og eiendeler. Da vi spurte Valsgård om hvilke feil som går igjen, trakk han frem denne historien.
Jeg hadde en gang en kunde som balanseførte flybillettene sine som eiendeler i regnskapet, i stedet for som kostnader. Da ble det ryddejobb, etter at vi fikk avklart at mannen ikke hadde investert i fly.
Kunden trodde selvsagt ikke at flybilletter var investeringer i Boeing eller Airbus, men i regnskapet så det vitterlig slik ut - forklarer han.
Feilen er til dels typisk. Mange sliter med balanseføring og avskrivning av eiendeler, selv om de har god kontroll på bokføring av inntekter og utgifter. Balanseføring er litt mer komplisert, og her bør kanskje kundene overlate jobben til en fagperson. I hvert fall inntil de har fått oversikt over også denne delen av regnskapsføringen.
I Luca er det en sperre som hindrer denne typen blemmer, men feil i balanseføringen kan likevel forekomme om du ikke holder tungen rett i munnen.
Ikke ring til regnskapsføreren i mai!
Å bruke opp regnskapsførerens tid er alltid fordyrende for deg som kunde, men det er faktisk ikke sikkert du får det til. Regnskapsbyråene har i perioder rett og slett så mye å gjøre, at de ikke kan ta seg av alle henvendelser.
Vi er skrekkelig opptatte i mars, april og mai - sier regnskapsføreren.
I mars skal mange småbedrifter levere et helt års mva-regnskap, og i april og mai er det fullt fokus på skattemelding, næringsspesifikasjon og årsregnskap.
Her også ser vi at folk kaster bort tid og penger. Opprydding i eventuelt rot blir utsatt, og så tvinges vi til å ta ryddesjauen rett før skattemeldingen må leveres.
Hvis rydding må til, få det gjort i januar eller februar! - avslutter Valsgård.
Oppsummert når du skal føre deler av regnskapet selv
Valsgårds tips og erfaringer kan summeres slik:
- Ha fokus på dokumentasjon. Regnskapsføring dreier seg om nettopp dette. Dokumentasjon er som regel kun bilagene, og ikke alt det som eventuelt foregikk rundt et kjøp eller et salg.
- Bokfør gjerne inntekter og utgifter selv. Da sparer du penger, og du lærer mye om økonomien i bedriften din.
- La regnskapsføreren ta seg av de tingene du er usikker på, for eksempel eiendeler og avskriving eller nedskrivning av disse.
- Regnskapsførere er også kjekke å ha når mva-regnskap og årsavslutning står for døren. Kostnadene dine for hjelp til dette blir lavere hvis du har vært nøye med bokføringen underveis.
- Det er best å ha kontinuerlig kontroll på regnskapet. Ikke utsett til fristen for innlevering av skattemeldingen nærmer seg.